第一章 总则

第一条 为加强沈阳市华易公益基金会（以下简称“基金会”）采购管理工作，规范采购行为，降低采购成本，提高采购效率和质量，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《中华人民共和国招标投标法》、《基金会管理条例》等法律法规，结合实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于基金会公益支出、捐赠项目的货物、服务类、工程类采购。采购工作由基金会秘书处负责执行。

第三条 基金会实施的各类采购活动，必须遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。

第四条 基金会负责对所有采购活动进行全过程监督，禁止违法违规行为。

第五条 采购的基本原则：厉行节约、公开透明、公平公正、诚实信用。

第六条 物资采购、管理人员要认真履行岗位职责，严格遵守规章制度，廉洁自律、全心全意地做好服务工作。

第二章 采购方式和限额标准

第七条 采购方式主要有自行采购、单一来源、询价采购、公开招标等。

第八条 采购方式的确认与实施。

（一）自行采购：项目符合以下情形的，可采取直接购买方式。

1、只有唯一供应商的，采购人员提交采购拨款申请审批表，经财务部、秘书长、理事长逐层审批后，直接与供应商签订合同进行采购；

2、预算金额2万元以下的，可由采购人员进行市场调查后择优选择采购商家、采购渠道并提交采购拨款申请审批表，经财务部、秘书长、理事长逐层审批后方可采购。

3、其他需采用直接购买方式的项目，采购人员提交采购拨款申请审批表，经财务部、秘书长、理事长逐层审批后方可采购。

（二）单一来源：凡符合以下情形之一的项目，采取单一来源采购方式采购：

1、采购项目具有原创性、服务唯一性或特殊技术要求的；

2、能根据要求在指定期限内一次性配备多种符合预算的物资的；

3、发生不可预见的紧急情况下的应急采购；

4、为保证原有采购项目的一致性或者满足服务配套的要求，必须继续从原供应商处添购的，且添购资金总额不超过原合同采购金额 10％的;

5、预先已声明需对原有采购项目进行后续扩充的；

6、国家规定的其他特殊情形。

（三）询比价采购：

1、单价超过1000元（不含1000元）或单项物资单次预算金额2万元以上（不含2万元）、5万元以下的，可以采取询价方式采购，按以下程序采购：

1.1、采购人员根据采购需求向符合资格要求的供应商进行询价，编制询价文件，文件需包含供应商、产品名称、单价、推荐理由、采购人员、审批人等；

1.2、采购人员将询价文件提交至秘书长审批通过后，申请为询价文件加盖基金会公章并留存。采购人员编写采购采购拨款申请审批表，经财务部、秘书长、理事长逐层审批后方可采购。

1.3、采购人员可通过线上、线下方式获得报价并编制询价文件，线上比价可将电商产品链接或截图作为获得报价方式。

2、单价超过5000元（不含5000元）或单项物资单次预算金额5万元以上（不含5万元）、50万元以下的，可以采取三方比价方式采购，按以下程序组织：

2.1、采购人员根据采购需求进行公开征集或向符合资格要求的供应商发出询比价邀请，报价单位提供报价文件并为询比价文件加盖公章，报价文件需包含供应商、产品名称、单价、规格、推荐理由、供货日期、交付方式、报价理由等；

2.2、采购人员将报价文件提交至秘书长审批通过后，编写采购采购拨款申请审批表，经财务部、秘书长、理事长逐层审批后方可采购。

2.3、大型购物网站的自营店或官方旗舰店可视同报价供应商，其价格可作为比价依据，作为报价附件。

（四）公开招标：

1、基金会单项物资单次采购金额超过50万元（不含50万元）的，需有内部招标程序；

1.1、需求确认。由采购人员明确所需物品或服务的具体要求，包括数量、质量、交付时间等。

1.2、编制招标文件。根据需求确认的内容，编制招标文件，包括招标文件，包括招标公告、招标文件、合同草案等。

1.3、确定招标方式。根据招标对象和业务需求，确定招标方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商等。

1.4、确定招标范围。明确招标的范围和细节，例如招标对象的资质要求、报价要求等。

1.5、发布招标公告。将招标公告发布在内部通知渠道，确保所有潜在供应商都能获得相关信息。

2、基金会单项物资单次采购金额超过100万元（不含100万元）的需要委派第三方招投标公司进行公开招标。

2.1、成立招标工作小组。由秘书长、项目团队负责人和财务部人员组成，负责招标采购工作，或可聘请有资质的专业人员。

2.2、确定招标代理机构。根据招标事项要求，在政府采购招标代理机构库入库的代理机构中挑选三家，综合考察经营资质、业界声誉、代理业绩和报价等方面内容，由招标代理工作小组确定最终招标代理机构。

2.3、签署《委托招标代理协议》。基金会与招标代理机构签署《委托招标代理协议》，明确双方权利和义务。

2.4、审定招标文件。招标代理机构根据招标项目的特点和需要编制招标文件，招标工作小组审定招标文件。

2.5、实施招标行为。根据委托招标相关要求，实施招标，完善相关手续和资料。

（五）紧急救灾物资采购：救灾救援时的应急物资釆购，可由采购人员通过询价比价直接釆购。

第三章 采购工作程序

第九条 确定采购需求，提出采购申请。项目负责人及项目团队负责人可向秘书长提出采购申请，采购需求需说明包括：采购项目名称、物资单价、数量、规格、总价等，经秘书长审核通过后，采购人员可准备开展采购相关工作。

第十条 确定供应商。根据确定的采购方式，履行相应的手续后，确定成交供应商，并通知供应商做好准备。

第十一条 签订采购合同。采购合同由基金会加盖公章。采购合同中因应明确以下内容：标的、数量、价格、质量、交货期限、付款条件、付款方式、验收交货方式、保修及售后服务、争议解决方式、违约责任等。

第十二条 履约验收。验收捐赠项目采购货物类，运送到基金会指定地点后（需安装调试的货物，在完成安装调试达到可使用状态后，或相关服务结束后），进行验收；验收捐赠项目采购服务类，完成合同购买的服务内容，进行验收。

第十三条 支付采购货款。根据采购合同约定比例、时间向供应商支付采购货款。

第十四条 收集资料，整理归档。捐赠项目的货物、工程、服务类采购资料，由档案管理负责人整理归档。

第四章 采购项目合同的执行和验收

第十五条 采购项目合同签字生效后，由项目负责人及项目团队负责人对该项目合同的执行情况进行跟踪和监督，采购人员督促供货商履行合同按时交货，保证供货质量。

第十六条 基金会秘书处应加强采购项目的档案管理。有关招投标文件、合同等应当妥善保存，不得伪造、变造隐匿或销毁。

第五章 物资验收入库管理

第十七条 物资交货后，相关项目负责人员负责对物资进行验收或协调人员验收、入库登记、出库登记管理，主管人、保管员、经手人依次签字确认。

第十八条 物资（服务）采购完成后，项目负责人及项目团队负责人要做好发放和监督工作，保证采购项目（服务）的有效实施。

第十九条 验收过程中发现问题，要及时通知采购人员，采购人员及时协调处理。

第六章 采购的监督与纪律

第二十条 基金会的采购活动必须严格遵守以下工作纪律：

（一）参与采购活动的工作人员，要严格遵守国家的法律、法规和基金会有关规章制度，坚持原则，廉洁自律。严禁以任何方式向投标方或他人泄露应当保密的、与招标项目内容有关的信息和资料；严禁收受投标人的钱、物、和有价证券等，严禁接受投标人或他人以投标人名义举办的宴请或娱乐活动；严禁利用工作和职务便利，循私情谋私利。

（二）必须招标的采购项目，严禁未经采购招标确定供应商。严禁违规操作。

（三）严格执行回避制度。与采购活动形成相关利益关系的人员均须主动回避相应采购活动。

第七章 附则

第二十一条 本管理办法修订、补充与解释权属于本基金会。

第二十二条 本管理办法自发布之日起实施。

沈阳市华易公益基金会

2022年9月