第一章   总则

　　第一条 为规范市辽宁省华易公益基金会（以下简称：华易公益基金会或本基金会）项目管理，确保项目运行的合法、合规、合理，实现项目的预期目标，更好地发动社会资源，支持和推动公益慈善事业，依据《中华人民共和国慈善法》、《中华人民共和国公益事业捐赠法》、《基金会管理条例》、《慈善组织信息公开办法》等国家有关法律法规和《华易公益基金会章程》，制定本项目管理制度。
　　第二条 本制度适用于中心自主开展的项目和对外合作项目。
　　第三条 本制度包括对项目相关定义、项目立项、项目实施、项目资金、项目评估、项目中止和结项、项目档案、项目信息公开的管理。

第二章  项目相关定义

　　第四条  本制度所称项目是指为了实施公益计划而进行，有具体目标的一系列相互关联的活动。项目应符合本基金会宗旨、业务范围、慈善理念和章程的有关规定，可以由基金会或合作机构设计，按照项目周期管理规定进行管理。
　　并综合考虑项目的公益性、可行性、实效性及持续性。
　　第五条 项目负责人指本基金会或合作机构成员，职责为项目设计及负责所确立项目的实施完成。
　　第六条 项目编号由本基金会项目部负责统一编制及管理，一般格式为HYPMXXXX(为HuaYi Project Management的缩写）。
　　第七条 项目决策组由本基金会理事长、正（副）秘书长及项目总监组成。

第三章  项目立项管理

　　第八条  具体项目的立项可以由本基金会项目团队发起和设计，也可由合作机构发起和设计，或者双方共同发起和设计。根据年度项目计划，可以对单个公益项目束下的多个具体项目整体立项或分别立项。
　　第九条 除慈善活动外，项目也可以包含筹款和传播等支持性活动。
　　第十条 项目立项需提交《项目计划书》，内容可包括：项目背景、社会意义、前期调研、项目实施计划（实施目标、内容、进度及预算）、评估方法等，由项目决策组审核，通过后方可立项。重大项目（50万元及以上）需报理事会，理事会对项目进行审议、批示，决议通过后方可立项。经批准的项目可进入实施阶段。
　　第十一条 对于项目中合作的单位，需要进行尽职调查，提交项目合作打单位近年项目开展情况和法人证书、年度报告等，经评议通过后可开展合作。
　　第十二条 项目的周期根据项目性质，由发起时制定。
　　第十三条 所有新项目立项需遵循项目负责人申请→项目总监审核→秘书长审核→理事长审核→重大项目立项（50万元及以上）理事会审核的流程确立。已经过项目立项的子项目，直接进入协议审批流程，项目书及预算作为协议附件进行审批。

第四章 项目立项审批内容

　　第十四条 审议包括：申请立项的项目是否符合本基金会宗旨，是否有利于公益事业的拓展，是否有助于本基金会战略目标的实现，与工作策略是否保持一致；审议每一个活动和项目目标的针对性、产出效益，以及可持续发展的效果，是否符合政策倡导的方向，并有利于促进公益事业的发展。
　　第十五条 审核申请立项资料的完整性，审核项目的可行性及项目成果的投入产出比，审议项目预算的合理性和适当性，审议项目预算是否符合年度预算。
　　第十六条 所有需决策事项，需由决策组三名成员共同评议决策；因特殊原因不能参加决策会议的成员，需授权指定人代表其参加会议并发表决策意见；决策事项如未通过决策组2/3成员的同意，需重新发起讨论及决策。
　　第十七条 项目负责人由项目总监处获取项目编号，负责召集项目评审会议，并做现场项目内容介绍。
　　第十八条 项目立项批准后，需与合作机构签署《项目合作协议》的，由该项目负责人起草《项目合作协议》，项目协议中要明确规定项目首期、项目中期和项目末期的时间点。项目付款次数根据项目周期和内容确定。经项目总监审核后，报秘书长、理事长签署。《项目合作协议》一式三份，由项目负责人、基金会综合管理人员、合作机构各留存一份。

第五章 项目资金管理

　　第十九条  项目资金管理须参考协议及预算标准，按照“专项核算、专款专用”的原则，按项目设专帐核算项目资金收入、支出及结余，确保项目财务数据真实、准确，入账及时，财务档案健全有效，项目资金专款专用、不被截留或挪用。
　　第二十条 项目立项经过审批，签署《项目合作协议》后，项目负责人可按照《项目合作协议》约定的拨款时间，填写付款申请单，申请支付项目各期款项。付款审批流程遵循项目负责人申请→项目总监审批→财务部负责人审批→秘书长与理事长复核。财务部出纳收到签署完成的付款申请单后，应在7个工作日内完成付款。项目负责人有责任督促接受款项的合作机构在汇款到账后的7个工作日内须提供合规合法的票据。
　　第二十一条 涉及对外合作项目的，本基金会依据项目合作协议条款、经费预算、项目进度、检查与验收结果，向项目实施单位拨付项目资金，项目实施单位向中心提供合法有效的发票。项目负责人和财务人员应对项目实施单位的执行情况与资金使用情况进行检查、监督和审计。项目合作机构应按照协议的相关规定，落实配套资金及其他配套条件，并严格执行项目资金预算。
　　第二十二条 本基金会的项目执行单位应按照申报的预算支出范围和标准使用项目资金，对预算支出内容不符合项目管理规定、方案不合理、使用范围发生变化或支出标准发生较大变化的项目可进行预算调整，未经批准，不得擅自调整资金使用范围。
　　第二十三条 公益项目中的慈善活动支出包括：直接或委托其他组织资助给受益人的款物；为提供慈善服务和实施慈善项目发生的人员报酬、志愿者补贴和保险，以及使用房屋、设备、物资发生的相关费用；为管理慈善项目发生的差旅、物流、交通、会议、培训、审计、评估等费用。
　　管理费用是指决策机构的工作经费;行政管理人员的工资、奖金、住房公积金、住房补贴、社会保障费;办公费、水电费、邮电费、物业管理费、差旅费、折旧费、修理费、租赁费、无形资产摊销费、资产盘亏损失、资产减值损失、因预计负债所产生的损失、聘请中介机构费等。

第六章 项目实施与监测

　　第二十四条 项目实施过程中由项目负责人对项目实施进行全过程监管，负责整个项目的日常管理、检查验收、定期汇报，确保项目按计划有序推进、资金流转按预算执行、项目效果按绩效评估。
　　第二十五条 本基金会的相关成员将定期或不定期对合作机构执行的项目进行监测。监测的重点是项目运行的基本状态、出现的主要问题、产生的主要效果、需要调整或支持的内容等；各项目负责人须定期针对项目监测报告提出的改进建议或措施的执行情况进行检查。
　　第二十六条 项目实施过程中，在必要情况下可以对项目内容和预算进行修改，但应符合以下基本程序和原则：
　　（一）预算变更过程中，不得将原计划中用于项目活动的预算变更为项目管理费用、行政人员费用或购置机构固定资产。
　　（二）如项目所处社会环境、自然环境等客观因素或合作机构本身发生重大调整，而导致项目目标，活动和其他内容发生重大变化，项目调整和预算调整需有客观评估和充分理由，一般应通过项目决策组形成统一意见后方可调整。
　　（三）合作机构须提前5个工作日向本基金会提出书面申请，经本基金会审核批准后执行。

第七章 项目评估管理

　　第二十七条 根据评估主体不同，本基金会的项目评估分为两类：
　　（一）第三方评估，指通过专业的评估机构、学术单位、行业专家等开展的项目评估；
　　（二）机构内部评估，指通过本基金会项目评估小组对项目开展的评估。
　　第二十八条 评估的主要内容包括项目的执行进度、实施质量、财务状况、目标实现状况、管理情况、社会效益等。旨在全面总结、评价前一阶段项目的执行情况和实施效果，对项目的设计、实施和管理等进行全过程的回顾与总结，并对下一阶段项目的实施提出意见和建议，为项目优化调整提供依据。
　　第二十九条 华易公益基金会合作实施的项目都应当进行终期评估，撰写《华易公益基金会**项目终期评估报告》。必要时，可引用第三方评估和审计。
　　项目的最终评估结果将作为合作机构下一次申报项目资格审查的重要依据。

第八章 项目中止和结项管理

　　第三十条 项目按照计划全部实施完成，或项目目标已完全实现，或项目所针对的该类社会问题已得到根本缓解，或出现不可抗力的原因非正常结项时，项目进入结项阶段，项目负责人应当撰写《项目结项报告》，主要内容包括：
　　（一）项目总结：项目设立的原因及背景、项目目标及内容、项目资金的收入和支出、受益人数概述、项目开展的活动与目标实现程度等；
　　（二）项目后续安排包含：剩余资金处理、合作伙伴维护与反馈、结项公示等；
　　（三）结项其他风险的规避；
　　（四）经验总结。
　　《项目结项报告》完成后，应提交华易公益基金会项目总监审核，财务部门应对《项目结项报告》中的财务部分审核，后交由秘书长和理事长审批。
　　第三十一条 项目的非正常中止，均按照项目负责人→项目总监→秘书长及理事长审批后方能生效：
　　（一）因国家政策、捐赠市场和项目受益人需求变化等原因，造成无法继续推进项目时，须中止该项目；
　　（二）如果出现以下情况，本基金会应对项目实施方提出整改建议，对于情节严重或整改不力的项目，本基金会应单方面中止该项目的执行：
　　1.项目实施机构未能按照项目协议书约定实施项目，且未给予合理解释的；
　　2.项目实施机构未根据项目建议书、项目预算实施计划，违规或违约使用资金的;
　　3.项目实施机构未按期完成项目，或在项目实施未征得华易公益基金会同意擅自发生重大变更的;
　　4.项目实施机构获得其他方对项目相同内容的资助而未告知本基金会的；
　　5.项目实施机构未能如期向本基金会递交报告且反复督促仍不能提交的；
　　6.项目实施机构提交虚假内容的项目报告;
　　7.项目实施机构提交虚假内容的财务报告和原始单据;
　　8.项目实施机构拒绝配合财务审计；
　　9.项目实施机构实施的项目质量异常低下，在华易公益基金会组织的监测、评估、审计中暴露出有较重大问题的；
　　10.项目实施机构未能落实承诺的配套资金或人力资源；
　　11.其他使项目实施无法进行的外在因素；
　　第三十二条 如华易公益基金会项目负责人在对项目进度及资金使用方面认为有重大问题，将与合作机构协商进行调整，如效果依然不佳，华易公益基金会有权改变预算资金的金额或者用途，缓拨或停拨下期的项目资助款。
　　第三十三条 对合作机构在申报、管理和实施过程中，存在弄虚作假、截留、挪用、挤占项目资金等违反国家法律法规或本规定的行为视为违约，华易公益基金会将依据协议的有关条款撤销或中止项目合同，并根据情况采取停止拨款、追回项目资金及使用项目资金购置的所有资产等措施，情况严重者将追究刑事责任。
　　第三十四条 华易公益基金会项目负责人须做好中止项目的善后管理工作。项目中止方案、做出中止项目决策的相关会议文件必须作为项目档案保存。

第九章 项目档案管理

　　第三十五条 项目档案包括纸质档案及电子档案，是项目资讯的重要组成部分，由项目负责人负责管理、保存。
　　第三十六条 项目档案包括：
　　（一）项目立项阶段：项目计划书、项目立项审批表及同意立项的相关会议纪要等批准文件；
　　（二）项目实施阶段：项目执行合同/协议（合作协议、采购合同等）、项目活动的相关记录凭证及照片和视频、项目阶段性总结报告、项目评估报告、项目调整审批表及相关会议决议等资料等；
　　（三）项目中止或结束阶段：项目中止方案及其批准文件、项目结项报告等资料。

第十章 项目信息公开管理

　　第三十七条 按照《中华人民共和国慈善法》信息公开的规定，及时在慈善中国、本基金会公众号、官网等平台向公众披露机构及项目信息。

第十一章 附则

　　第三十八条 根据实际需要，本基金会可参照本制度，制定具体项目的管理方法或实施细则。
　　第三十九条 本制度修订案经 2024年4月12日第二届理事会第七次会议审议通过。2024年7月基金会变更名称后对本制度名称相关部分进行调整。